NetSuiteを始めとするシステム導入にあたって、価格や機能面、実際の操作感などさまざまな側面からシステムについて検討を行うことが多いです。
その際、「Fit＆Gap分析」と呼ばれる分析手法があります。今回は、分析手法の概要と、NetSuiteにおけるFit＆Gap分析を行うにあたって検討すべきポイントについて紹介します。
Fit＆Gap分析とは？
Fit＆Gap分析とは、導入を検討しているシステムが、現在の業務プロセスをどれくらい実現できるかを調べるプロセスのことです。
大規模システムの導入や、システムの導入規模が複数部署や全社的にまたがる場合、導入を検討しているシステムが自社にとってどれほど合致しているかを判断するのは至難の業です。そのため、導入前にあらかじめ自社の業務プロセスや課題、必須となる要素などを洗い出すことで、導入するシステムに必要な要件を定義することができます。
従来型のERPのシステムである、自社で構築するタイプのオンプレミス型の場合、システムの運用開始後に追加でカスタマイズや変更を行うのが難しいため、運用前に必要だと思われる要素を洗い出したうえで、システムの仕様を網羅的に決めて開発を行います。そのため、Fit＆Gap分析を行うことは、システムの要件を決めるために必要なプロセスでした。
Fit＆Gap分析の限界
Fit＆Gap分析は、従来のオンプレミス型の開発手法である、「すべての仕様を洗い出して定義したうえで一つずつ実装する」というウォーターフォール型に対応するためのプロセスになります。そのため、「自社の業務プロセスにシステムが合わせる」という考え方が背景にあります。
一見すると特に不都合なく思えてしまいますが、システムをケースバイケースでカスタマイズしていくため、どうしても時間と費用がかさむことになります。そのため、従来のERP導入プロジェクトでは、予算とスケジュール超過が頻発してました。また、網羅的に機能を実装していても、運用後はごく一部の機能しか使われない、としたケースも多いです。
そして、最近のERPではクラウド型と呼ばれる、マルチテナント型で共有のサーバーで運用するタイプでは、定期的なアップデートとアドオンによるカスタマイズが可能になったため、導入時にあらかじめ必要だと思われる機能を網羅する必要がなくなりました。実際にスモールスタートしたうえで、運用状況に応じて機能を追加していく方が、より効率的に対応できるからです。
そのため、近年ではアジャイル型と呼ばれる、「仕様や設計の変更を前提にしつつ、小規模な実装とテストを繰り返す」という開発手法が普及しつつあります。徐々に開発を進めていくことで、リスクを最小限に抑え、結果的に工数を減らし短期間で導入・運用を開始することができます。この開発手法を取り入れる場合、Fit＆Gap分析で細かく洗い出しをする必要性が減少しました。
ERPシステムがクラウドが主流になるにつれ、従来型のFit＆Gap分析が合わなくなってきた
NetSuite SuiteSuccessにおけるFit＆Gap分析
それでは、NetSuiteにおいてFit＆Gap分析はどのような意味を持つでしょうか。それは、SuiteSuccessと実装したい機能のGapの洗い出しにあります。
クラウド型のNetSuiteにおいて、現在はSuiteSuccessと呼ばれる標準パッケージをあらかじめインストールし、必要なデータ移行を行ってスモールスタートするプロジェクトが主流となりました。その後、各企業のビジネスプロセスやニーズに応じて、必要な機能を順次利用を始めていったり、追加で開発を行っていく流れになります。
つまり、ポイントとなるのはSuiteSuccessの担う範囲と標準のプロセスとのGapと、SuiteSuccessが担わない範囲だが実装したい機能のGapがどこにあるのかを分析することです。
そして、これらのGapに対してどのように対応するかも重要になってきます。従来でしたらこれらのGapをカスタマイズや開発で埋めていくことになりますが、クラウドツールの場合はむしろ業務プロセスを変更することで標準フローに合わせていくのが推奨されます。どうしても変更が難しいプロセスの場合、カスタマイズや開発を行うことで、予算やスケジュール期間の超過リスクを避けることができます。
SuiteSuccessは、主に以下の機能やプロセスによって構成されます。
- 財務管理
- アイテム管理
- リード～見積
- 注文～現金回収
- 返品～貸方記入
- 顧客管理
- マーケティング管理
- 在庫管理 など
また、アドオンで対応可能な機能は以下の通りです。（一部）
- プロジェクト管理
- Eコマース機能
- アドバンスト在庫管理 など
NetSuiteの日本版において、他サービスとの連携対応によって実装する機能は以下の通りです。
- 給与管理
- 固定資産管理（ケースバイケース）
- 決済連携 など
これらの機能範囲において現在の業務プロセスとのGapを考えること、そして範囲外の機能に対してどのように対応するかがポイントになってくるでしょう。
SuiteSuccess以外でよくあるカスタマイズとは
SuiteSuccessをベースに自社に合わせて設定を行っていくのがNetSuiteですが、以下の２つは業態・会社問わずよくお問い合わせいただくカスタマイズ内容です。
- 帳票カスタマイズ
- ワークフローカスタマイズ
これら二つは自社の業務においてほぼ必須のカスタマイズ内容でありながら、SuiteSuccessには含まれておりません。特に帳票カスタマイズはすべての会社で必要になってくるため、もし初期導入の際に帳票カスタマイズを含めていない場合は、カスタムをどのように行うべきかあらかじめ検討しておきましょう。NetSuiteには標準の帳票も付随しておりますが、見た目が外資系企業ライクであまりなじみがないのと、項目面でこれまでの帳票をある程度踏襲したいというお客様が大半です。
NetSuiteのUIでの帳票カスタマイズはクセがあるため、可能ならHTML/CSSでの作成やカスタマイズをお勧めしております。とりわけ、締め請求書のカスタマイズはUI上での修正はできず、HTML/CSSライクなコードでの修正が必須になりますので、社内のリソースによっては導入時に導入会社に依頼するのをお勧めします。
ただし、導入会社・保守会社が帳票カスタマイズを行う場合、提示されたお見積りが１つあたり数十万円する場合は慎重に検討することをお勧めします。スクリプト開発などが併せて行われたり、１つのテンプレートの中に様々なパターンが含まれている場合はこのような金額もありえますが、単に項目やレイアウトの調整のみであれば、そこまで高額にならないケースが大半です。
一方、ワークフローの設定は、会社によって複雑度やパターンが異なるため、お見積金額も幅があります。肝心なのは、NetSuite導入とあわせて自社のワークフローのプロセスを洗い出し、必要に応じて統廃合を行って最適化を図ることです。複雑なワークフローの場合は設定工数も増えてきますので、「本当にこの複雑さが必要か」という視点を持って見直すことをお勧めします。
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