属人化とは、特定の担当者にしか業務の知識やノウハウが蓄積されず、その人が不在だと業務が回らなくなる状態を指します。「担当者に知識やノウハウが蓄積される」のならば、それはスペシャリストの育成という点で成功であると思われるかもしれませんが、それは異なります。本記事では、属人化とスペシャリストはどう違うのか、またいかにして属人化問題を解決するかについて解説します。
属人化がもたらすリスクと課題
属人化が進むと、以下のようなリスクや課題が発生します。
- 業務効率の低下：担当者不在時に業務が滞る
- 品質の不安定さ：担当者によって品質がバラつく
- ノウハウの喪失：担当者の退職などでノウハウが失われる
- 業務の非効率性：担当者の負荷が高く、他の社員が手待ちになる
- 内部統制の欠如：業務プロセスが不透明で、不正のリスクが高まる
特に、バックオフィス業務やトラブル対応、自社製品・サービスの説明など、組織全体で統一的に対応することが求められる業務において、属人化のリスクは高くなります。
属人化とスペシャリストの違い
属人化は、一見するとスペシャリスト育成と似ているように思えます。しかし、両者には大きな違いがあります。
スペシャリスト育成が、担当者の知見を組織全体で共有し、継続的に改善を図ることを目的とするのに対し、属人化は担当者個人に依存した状態を指します。スペシャリストは、自らの専門性を高めながら、そのノウハウを組織に還元していく存在です。一方、属人化された担当者は、自分だけが業務を遂行できる状態を維持しようとします。
NetSuiteが解決する属人化問題
属人化を解消し、真のスペシャリスト組織を目指すためには、業務プロセスの可視化とナレッジの共有が不可欠です。この点において、NetSuiteの導入は非常に有効な手段と言えます。
NetSuiteは、ベストプラクティス（最善の実践例）に基づいて設計されたクラウド型統合基幹システムです。導入時に現行業務フローを整理・最適化する過程で、自然と属人化の解消が進みます。また、クラウドベースのシステムのため、いつでもどこからでも必要な情報にアクセスできる環境が整います。
NetSuiteの主な特長
- ベストプラクティスに基づく標準業務フローの再設計：各業界の最善の実践例に基づいて設計されたシステムをベースとして、導入時に現状の業務フローを見直し、担当者の裁量に頼らない標準化された業務フローを構築可能
- データ分析機能：担当者別で業務状況を可視化することもできるため、属人化の芽を見逃さず、PDCAサイクルを回し続けられる
- カスタマイズ性：会社の成長に合わせて、アドオンやSuite Scriptを用いた拡張・項目追加などのカスタマイズが可能
NetSuiteを活用することで、属人化のリスクを回避しつつ、業務効率の改善や品質の維持・向上、ノウハウの蓄積など、様々なメリットを享受できます。
NetSuiteを最大限に活かすためのポイント
ただし、NetSuiteを導入すれば属人化が自動的に解消されるわけではありません。NetSuiteを最大限に活かすためには、以下の点に留意が必要です。
- 現場の知恵を吸い上げる：現場の担当者の知見を取り入れ、業務プロセスを最適化する
- PDCAサイクルを回し続ける：NetSuiteのデータ分析機能を活用し、継続的に改善を図る
- 組織文化を変革する：属人化を許容しない組織文化を醸成する
特に、組織文化の変革は重要です。NetSuiteの導入を機に、属人化を解消し、ナレッジを共有することの重要性を組織全体で共有しましょう。
まとめ:属人化を解消し、真のスペシャリスト組織を目指すために
属人化は、業務効率の低下や品質の不安定さ、ノウハウの喪失など、様々なリスクをもたらします。一方、スペシャリストを育成し、その知見を組織全体で共有することは、企業の競争力強化につながります。
NetSuiteを適切に活用することで、属人化を解消し、真のスペシャリスト組織を実現できます。真のスペシャリスト組織とは、個人の知見を組織全体で共有し、データを土台とした意思決定を行う組織を指します。
属人化のリスクを看過せず、NetSuiteを味方につけることで、御社の変革を加速させることが可能です。NetSuiteの導入を通じて、属人化という課題を解決し、スペシャリストが活躍する組織づくりを推進していきましょう。
