基幹システムのアップデートは、企業運営において極めて重要です。システムが古くなると、業務効率の低下や運用コストの増加など、企業にとって深刻なリスクが発生します。
また、基幹システムのアップデートのタイミングで、リプレイスも検討することをおすすめします。本記事では、基幹システムのアップデートの内容や必要性、アップデートを行わずに使用し続けるリスク、乗り換えるメリットについて解説します。
基幹システムのアップデートの内容
基幹システムのアップデートといっても、その内容は幅広く、常に一律の内容となるわけではありません。基幹システムのアップデートの内容について、詳しく見ていきましょう。
システムの安定性向上とセキュリティ強化
基幹システムのアップデートの主な目的の1つは、システムの安定性を向上させることです。システムが安定して稼働しない場合、業務に支障をきたすだけでなく、取引先や顧客に迷惑をかける可能性もあります。
たとえば、重要な取引の最中にシステムがダウンすると、業務がストップし、信用を失う可能性があります。また、古いシステムはセキュリティの脆弱性が発見されやすく、データ流出やサイバー攻撃のリスクが高まります。最新のセキュリティパッチやアップデートを適用することで、システムのセキュリティを向上させ、企業の情報資産を守ることが可能です。
新機能の導入と業務効率化
アップデートにより、新機能が追加されることも多くあります。これにより、従来の業務フローがより効率的になる可能性があります。たとえば、AIを活用した予測機能やデータ分析機能の追加により、より迅速かつ正確な意思決定が可能になります。
将来的な需要予測がより的確になり、在庫管理や生産計画の精度が向上します。さらに、これまで手作業で行っていた作業を自動化できる機能が追加されれば、人的ミスの削減や作業時間の短縮も期待できるでしょう。
既存システムとの互換性維持
基幹システムは、他の業務システムや外部の取引先システムとも連携していることが多いです。たとえば、受発注システムや会計システムなどと連携して、業務全体をシームレスに進められるようにしている場合があります。
既存システムとの互換性を維持するためには、定期的なアップデートが必要です。システムが古くなると、他のシステムとの連携がうまくいかなくなり、データのやり取りに支障をきたすことがあります。最新の基幹システムにアップデートすることで、他のシステムとのスムーズな連携を維持できます。
保守・サポートの延長
ソフトウェアやシステムは、メーカーやベンダーからの保守・サポートが一定期間提供されますが、古いシステムではその期限が切れることが多々あります。システムのサポート終了後にシステムトラブルが発生した場合、自社で解決しなければならず、専門的な知識や多大なコストが必要となることがあります。
保守が終了したシステムを使用し続けることは、何らかの問題が発生した際にサポートが受けられず、解決に多大な時間とコストを費やすことにつながりかねません。
最新バージョンにアップデートすることで、引き続きサポートを受けられ、安心してシステムを運用できます。
法規制への対応
法規制は年々変化しており、最新の法律や業界基準に対応するためのシステム改修が求められます。たとえば、GDPRや個人情報保護法など、データ保護やプライバシーに関する規制は非常に厳格であり、これに対応していないシステムを使い続けると、多額の罰金が課されるリスクがあります。
特に、データ保護やプライバシーに関する規制は厳格化しており、これに対応しないまま古いシステムを使い続けると、法令違反に繋がり、企業イメージを損なうだけでなく、法的な罰則を受ける可能性もあります。法規制に対応するためのアップデートは不可欠です。
基幹システムのアップデートの必要性
基幹システムのアップデートは、単なるシステム改善ではなく、企業の持続的な成長に欠かせない重要なものです。アップデートがどのような面で企業にとって必要不可欠かについて解説します。
業務効率の向上
基幹システムのアップデートにより、業務プロセスの最適化が図られます。特に、最新のテクノロジーを取り入れたシステムは、従来の作業を効率化し、結果として業務全体の生産性を向上させることが可能です。たとえば、以前は複数の手作業が必要だった業務が自動化され、処理スピードが大幅に向上するケースが多く見られます。古いシステムに比べて操作性が向上し、ユーザーの負担も軽減されます。
コスト削減の可能性
システムのアップデートは、一時的なコストが発生しますが、長期的にはコスト削減につながる可能性があります。たとえば、最新システムは自動化機能が充実しているため、人的作業を減らすことができ、結果として人件費の削減が期待できます。また、システムの効率が上がることで、電力消費や保守費用も抑えることができます。これにより、運用コストが大幅に削減されることがあります。
デジタルトランスフォーメーションへの対応
現代の企業において、デジタルトランスフォーメーション（DX）は避けて通れない課題です。基幹システムのアップデートは、DXの第一歩となるものであり、企業の競争力を維持するためには必要不可欠です。
たとえば、クラウドベースのシステムを導入することで、場所にとらわれずにデータへアクセスできる環境が整い、リモートワークやモバイルデバイスの活用が進みます。最新のシステムに移行することで、データの利活用が進み、ビジネスの変革を加速させることができます。
顧客満足度の向上
システムが古くなると、サービスの提供速度や品質が低下する可能性があります。たとえば、顧客対応の際に使用するシステムが遅延すると、顧客が長時間待たされることになり、結果として不満が生じることがあります。
システムをアップデートすることで、迅速かつ的確な対応が可能になり、結果として顧客満足度の向上に寄与します。顧客からの問い合わせへの迅速な対応が実現することで、サービス品質も向上するでしょう。
社内のITリテラシー向上
基幹システムのアップデートを行うことで、社内のITリテラシーを向上させる効果も期待できます。たとえば、新しいシステムのトレーニングを通じて、社員が最新の技術やツールに触れる機会が増え、結果としてITスキルが向上します。これにより、日常業務だけでなく、今後のデジタル化推進にもスムーズに対応できる体制が整います。
基幹システムをアップデートせずに使うリスク
古いシステムをアップデートせずに使い続けると、さまざまなリスクが発生します。基幹システムをアップデートしない場合に直面するリスクについて詳しく見ていきましょう。
セキュリティリスクの増加
基幹システムをアップデートしないまま使用し続けると、セキュリティリスクが増大します。古いシステムには脆弱性が残っていることが多く、これらを狙ったサイバー攻撃により、企業の機密データが流出する危険性があります。
たとえば、フィッシング攻撃やランサムウェアが古いシステムを標的にするケースが増加しており、企業が対応できないまま被害が拡大することもあります。定期的なアップデートは、企業のセキュリティを強化するための基本的な対策です。
業務の効率低下
古いシステムでは、業務効率が低下することが避けられません。システムの動作が遅くなったり、操作が煩雑になったりするため、作業時間が増加し、結果としてコストが増加します。たとえば、データの処理に時間がかかりすぎると、業務全体の進行が遅れ、従業員が生産性を発揮できない状況が生まれる可能性があります。これにより、従業員のモチベーションも低下し、全体的なパフォーマンスに悪影響を及ぼします。
保守費用の増大
古いシステムを使用し続けることで、保守にかかる費用が増大する可能性があります。システムが老朽化すると、サポートの負担が増加することで、それにかかる費用も増加します。
トラブルが発生した際の復旧にかかるコストが高い基幹システムを安心して使い続けることは難しいでしょう。
基幹システムをアップデートせずに乗り換えるメリット
基幹システムをアップデートするのではなく、新しいシステムに乗り換えることも1つの選択肢です。特にクラウドベースのシステムや最新技術を導入することで、コスト削減や業務の効率化が期待できます。
基幹システムをアップデートせずに乗り換えるメリットについて詳しく見ていきましょう。
コスト削減と効率的な運用
システムをアップデートせずに新しいシステムに乗り換える場合、大幅なコスト削減が期待できます。たとえば、クラウド型の基幹システムに移行することで、物理的なサーバーの保守や管理コストを削減し、IT部門のリソースを効率的に使えるようになります。
初期導入費用や保守費用が抑えられる場合もあるほか、新しいシステムの導入により、運用が効率化され、長期的なコスト削減が実現します。
最新技術の導入
新しいシステムに乗り換えることで、最新技術を導入することが可能になります。たとえば、AIや機械学習、ビッグデータ分析などの新しい技術を活用することで、顧客の行動を予測したり、より効果的なマーケティング戦略を立てたりすることが可能です。これにより、競合他社に対して優位に立つことができ、市場での競争力が向上します。
柔軟なシステム構成
古いシステムに比べ、新しいシステムは柔軟な構成が可能です。これにより、企業の成長やビジネスニーズに応じてシステムを拡張したり、変更したりすることが容易になります。たとえば、新しいビジネスモデルに対応するために短期間でシステムを変更する必要がある場合、クラウドベースのシステムでは、簡単にリソースを追加したり、業務プロセスを最適化したりすることが可能です。
サポート体制の充実
新しいシステムに乗り換えることで、サポート体制が充実することが多くあります。たとえば、最新のシステムはベンダーが定期的にセキュリティパッチを提供したり、迅速なトラブルシューティングを行ったりすることが可能です。
ベンダーからの定期的なアップデートや保守サービスを受けられるだけでなく、トラブルが発生した際にも迅速な対応が期待できます。これにより、システム運用におけるリスクを最小限に抑えることができます。
法規制対応の容易さ
新しいシステムは、最新の法規制に対応していることが多く、企業は法的なリスクを軽減することができます。たとえば、GDPRやデータ保護法に適合したシステムを導入することで、顧客データの管理が容易になり、違反リスクが低下します。データ保護に関する規制や、業界特有の基準に対応したシステムを導入することで、安心してビジネスを展開することが可能になります。
基幹システムのリプレイスはベンチャーネットにご相談ください
基幹システムのアップデートやリプレイスに関しては、多くの企業が課題を抱えています。しかし、適切なパートナーと協力することで、スムーズなシステム移行を実現することができます。
ベンチャーネットでは、企業のニーズに合わせた基幹システムのリプレイスをサポートしておりますので、お気軽にご相談ください。
