近年、「働き方改革」が推進される中で、さまざまな業界でRPAツールを導入する企業が増えてきています。RPA導入のタイミングにあわせて、業務効率化を図り、生産性を向上させたいという思惑があります。「働き方改革」によって長時間労働を削減したり、新型コロナウイルスの影響でリモートワークが導入されたりと、オフィスでの業務の在り方はめまぐるしく変わってきています。
しかし、いざ「働き方改革」を行うべくRPAツールを導入してみたものの、なかなかロボットが思った通りに動作してくれないことや、投資対効果を期待したものの、コスト回収が出来ていないなど、RPAを導入したものの悩みを抱えてしまっている企業は多くあります。
そのような状態にならないためにも、この記事では、事前にWinActorを導入の際に気を付けておきたいポイントや準備しておくべきポイントなどをご紹介していきます。
国産RPAツール「WinActor」の詳細について知りたい方は、こちらをご参照ください。
現行業務を整理してみよう
導入にあたって一番重要になってくるのが、現在人の手で行っている事務作業の整理です。
この作業が一番重要かつ一番手間のかかる作業かもしれませんが、根気よく行っていくことで、まずどこからRPAによる業務自動化を図るべきかの見通しが明るくなり、導入後の効果が全く変わってきます。
事務作業を整理する上で必要なポイントを2つ挙げていきます。
- 業務の「洗い出し」
- 業務の棚卸
業務の「洗い出し」
まず始めに、RPAツールを導入する部門で事務業務の「作業洗い出し」を行います。この作業はRPA導入を行うにあたって、必要不可欠なものになります。
どの業務の自動化が、自社にとって最も効果をもたらすのかを知るために、ひとまず業務の現状を把握しておくことが大切です。次に、その背景にある問題点を見つけていきましょう。そもそも、どのような業務にRPAツールを導入するのかという見通しが立っていない状況では、RPAでの自動化を進めていくことはできません。ですから、ひとまずこれまでの業務を一旦洗い出し、可視化することによって、業務自動化のための全体像を把握することができます。
業務の棚卸
業務の「洗い出し」が終わったら業務の棚卸に移っていきます。自動化の対象となる業務はこれまでシステム化できていなかった業務となるので、業務の棚卸を行うことで手順や業務内容、対象となる情報などの整理をすることができます。
業務効率化のためのRPAですが、今の業務のやり方を全部そのまま自動化にしてしまってはいけません。理由は、「今のやり方が最適であるとは限らない」からです。もっと手順が少なく、端的な処理で同じアウトプットを手に入れる方法は、本当にないのか。違うアウトプットの形式でも問題ないのではないか。と考えてみてください。
「業務は定型的なものか」「プロセス内に人がどれくらい介入しているか」「RPAではなく関連する現行システムの機能でカバーできるものはないか」など様々な視点で確認をすることで、業務の棚卸作業を行っていきましょう。
属人化していた業務を「洗い出し」、そして「棚卸」を行っていくと「実は人が判断する業務は少ないのではないか。」「自動化に向いているのではないか。」という業務は多く出てくる可能性があります。
業務の洗い出し、棚卸が終わったら、単純作業や処理を行う量が最も多い業務プロセスからフローチャートを作成していきます。
RPAロボットは定型業務の自動化を得意としていて、特に頻繁に発生する定型業務があればRPAツールを導入することで高い効果が得られます。現在の業務のなかで単純作業や負担が大きいものから順にRPAによる自動化することによって、RPA導入の恩恵を体感することができ、今後の業務におけるRPA展開をスムーズに行うことができます。
ただ、業務のフローチャートを作成する過程で注意が必要なのは、人にとっての定型業務とソフトウェアを用いたRPAロボットにとっての定型業務に食い違いがあるという点です。RPAロボットは、人と違ってイレギュラー対応や、肌感覚に基づく臨機応変な対応といった、いわゆる柔軟な対応はできません。そのため、できるだけ業務内容を細分化・明確化した状態で、フローチャートやマニュアルを作成することで、RPAロボット作成のハードルが下がり、効率よくロボットを組み上げることが出来るでしょう。また、フローチャートやマニュアルを改めて作成することで、現在行っている業務の「ムダ」に気付くことができ、業務改善に繋がります。
RPAロボットは適切に指示を出し仕事を与えると、人が行っていた場合と比べ桁違いのスピードと正確さで業務をこなしてくれます。つまり「RPAロボットの使いどころを間違えないこと」が最も重要なことになります。
社内体制構築
次にRPAツールの導入に向けて、社内体制を構築していきます。その際、RPA導入における適切な投資対効果を算出し、目標設定を行いましょう。時給・工数・頻度・自動化割合といった要素を踏まえて、高すぎず低すぎない値を見積り、それに向けて目標を設定していくことが大事です。
RPAロボットの開発・導入・運用にあたっては、現場と経営をつなぐプロジェクトリーダー/ディレクターや、RPAを開発・指導を行うエンジニア、現場の管理・運用を担う管理担当/グロースハッカーなどを明確にしておくことをお勧めします。
社内体制構築の主な詳細は以下の通りです。
- 社内体制を作る「RPA専門プロジェクトチーム」立ち上げ
- RPA導入後の「運用」や「管理」について
- 明確な目標設定を行い、共有する
社内の体制作り「専門チーム」立ち上げ
従来のシステム導入の推進体制としては、情報システムを管轄している部署が推進することが多いと思います。
しかし、RPAロボットの導入の場合は新たに専門組織の部署やチームを立ち上げる企業が多いようです。というのも、RPA導入にあたって、トップダウン式に決まることも多いからです。その場合は、上層部の責任者、現場の担当者、IT部門の担当者と各部署から人が集まることで、部署間の展開を見据えることができるのでお勧めです。
RPA導入の際、よくある失敗するパターンとして上層部や推進担当者だけが盛り上がってしまい、現場との温度差が生じてしまうケースがあります。
トップダウン式に導入しようとしたものの、現場の人間からすると上層部の目的が分からず、自分の仕事がなくなってしまうのではないかと不安になったり、自分たちの今までしてきた仕事を変えたくないと保守的になってしまい、なかなか理解・導入が進まないというケースです。自動化する上で、まず現場の人間に今の業務内容を洗い出してもらうことが最も重要なので、現場の理解を得られないと、自動化する業務が全く上がってこないということも起こりえます。
取り組みのスピード感だけを重視して、現場の意見が反映されていないまま体制を構築してしまうと、実際に導入できても期待していたほどの効果が得られなかったり、最悪の場合、現場からの協力が得られなかったりすることがあります。
そうならないためにも、RPA導入による業務効率化の実現には現場との協力は欠かせないのです。ここで大事なのは現場と上層部どちらとも、RPA導入の目的や流れの意思統一を図ることです。
社内で開発を進めていくにはなぜRPAツールを導入するのか、導入の目的は何かということを現場の人間に理解してもらい、不安を取り除き、現場にとっていい方向に向かうと認識してもらうことが大事です。
現場の業務改善をしたいという強い気持ちと、上層部の「生産性向上と働き方改革ができるRPAってすごい」という理解があってはじめて、RPAによる自動化を取り入れた社内の「働き方改革」につながっていきます。ビデオメッセージを社内に配布したり、社内イベントで大々的に告知したりするなどしてRPAの良さを社員へ伝え、各社風に合ったやり方で全社的にRPAへの認識を一致させましょう。また、先行して導入した部署の成功事例をアピールし、社内全体でRPA導入の流れを作るのもおすすめです。
さらにRPA運用にあたって、社内ガイドラインをしっかりと設けるべきでしょう。運用時に障害・トラブル発生したときの問い合わせに対応できる部署・業務分担を明確にして、文書化しておくことが望ましいです。RPAはエラーやイレギュラーで止まってしまうこともあるという前提の元、業務を設定していく必要があります。
そのため、顧客に迷惑をかける可能性がある業務はRPAロボットに任せっきりにするのではなく、人的なチェックポイントを作っておくなどの配慮も必要になります。いざというときに対応が遅れ顧客の信頼をなくしたりすることのないように前もって準備しておくことが重要です。
導入後の運用、管理について
RPAツールで業務自動化用のRPAロボットを作成した後、どのように運用・管理していくかという点も社内あらかじめ決めておく必要があります。RPAロボットの数が増えてきたり、担当者変更などによって管理が出来ていないまま運用されるRPAロボット、いわゆる野良ロボットが出てきてしまう可能性があります。
野良ロボットが発生することにより、社内セキュリティリスクが高まり、異常停止によって業務に支障が出てしまう可能性があり、事業継続の影響になり得ます。RPAロボットをコンプライアンス・社内セキュリティ対策を考慮しないまま量産してしまっては、管理のための維持コストが増加することになってしまいます。
ロボットを作成した人が製作後のロボットを管理すればいいと思われる方も多いとは思いますが、ITガバナンスを考慮すれば、それが良いとは言えません。RPAロボットの作成を現場が行った場合、IT部門と違って、システム技術や社内セキュリティ対策の知識が高いわけではないので、作ったRPAロボット自体がセキュリティホールになってしまう可能性さえあります。
例えば、パスワードなどをRPAロボットに入力させないほうが良いという意見もあります。しかし、わざわざ業務担当者がパスワードの入力をしていたのでは自動化自体中途半端になってしまい、意味がなくなってしまいます。
では開発を委託したり、ITベンダーにセキュリティ面も含めて管理を任せるのはどうでしょうか。その場合、委託コストが高額になってしまい、自動化せず人がやった方が安上がりになったり、業務の機密に関わる部分の漏洩リスクやエラー時の対応が遅くなってしまうということもあります。さらに委託してしまうと、社内にRPAの知識が蓄積されず、外部の会社に業務を握られてしまうということにもなりかねません。
ここで、先ほども出てきた専門組織での管理運用がベストだと言えます。開発時から、使用方法を勉強しながらロボットを作成し、RPAロボットを作成後に社内全体で統括運用していきます。理想的なのは専門組織にIT部門のスタッフ、業務部門のスタッフが両方からメンバーを選出することです。
RPAロボットの運用方法の一つに、RPAロボット専用のPCや仮想環境を設ける方法があります。その場合、運用PCの権限範囲での作業になるので、野良ロボットやセキュリティリスクの発生を抑えることができます。今まで担当していたスタッフと同じ権限をRPAロボットに与えれば現場でも混乱することはありません。専用環境を設定することで、RPAロボット独自の障害時のフローを予め作成する分量が減りますし、今の障害時の対策フローにRPAロボット特有の部分を考慮するようアレンジを行い、追加修正することで比較的スムーズに適用していくことができます。
明確な目標設定を行い、共有する
何のためにRPAを導入するのかという目標設定を明確にし、上層部と現場の両方で共有してから、具体的なRPAツールの導入を検討に移りましょう。RPAはできることが幅広くあり、単純作業や指示を的確に出せれば、複数のソフトウェアをまたいだ作業することもこなせます。しかし、そもそも効率的とは言えない業務フローにRPAを導入して自動化しても、期待したほどの成果が出ないのは当然のことです。そのような事態を避け、よりRPAを運用するためにも目標設定は欠かせないものになります。
さて、RPAに限らず新しいシステムを導入する際によくある失敗として、目標設定のミスがあります。実際にRPAツールを使うのは現場の人間ですが、上層部の目線から見た導入意義は実感を持って伝わらないことが多いです。ただ単に上層部で目標設定しただけでは、重要性が伝わらず、RPAツールが活用されていないということになり、失敗してしまいます。
目標設定は自動化することでどのような効果を得たいのかについて、現場を交えつつ具体的にシミュレーションしていきます。「このデータを基幹システムに入力する」など漠然としたものではなく、「このデータを基幹システムに入力する処理を30％短縮する」など数字を用いて具体的に設定しておくと効果の検証がしやすいです。現場のスタッフとしっかりヒアリングを重ねて、細部まで業務内容を把握してから設定することで、導入時の実用性や費用対効果などを確認することが可能になります。
ここでひとつ注意してほしいのが、目標設定のすべてが「時短」「業務の効率化」にではないことです。数字を元に具体的に検証していくことはもちろん必要ですが、それだけではなく、RPAを導入することで生まれる「成長戦略」や「付加価値の創出」、さらにひとりひとりの「自分らしい生き方の実現」などを目的としてRPAロボットを活用することで、RPAロボットと共に働くという考えを共有することができます。それを実現が出来れば、上層部にとっても現場にとってもRPAロボットに対してネガティブになることなく、前向きな導入検討ができるのではないでしょうか。
小さく始めて大きく育てる
RPAは小さく始めて段階的に導入する方が良いと言われています。
産業用ロボットを工場すべてに導入する場合とおなじように、数百台もRPAロボットを導入し集中管理で業務を一気に自動化する方法もありますが、そのパターンを実行してしまうと、障害時の対応や、業務の変更が生じたときに大きなリスクとなります。一斉に多くの業務をRPAロボット化してしまうのは、万が一障害が出た際に事業継続にも影響しかねません。
まずは、業務担当者のPCにRPAロボットを導入して、段階を経て引き継いでいくほうが現実的と言えます。いきなり専用PCで実際の業務を行ってしまった場合、正常終了していると思っていても途中の過程が違っている可能性があり、どこでエラーになってしまったのかチェックすることはとても難しいです。エラーチェックするためにもRPAロボットの操作をPC上に表示させてそれぞれのステップが正常に稼働しているかどうかを確認し、検証が終わってから専用PCによる運用をすることをお勧めします。
RPAロボット数が増えたのち、野良ロボット化防止や、導入対象を広げる為にも、「こまめに見直すこと」が重要になってきます。こまめに見直すことで、処理の工数を減らせたり、手順が変わっても修正に対応できるようになっていきます。また、少しずつ作成してこまめにチェックをすることで、すぐにエラーに気付くことができ、対処が楽になります。RPAでロボットを作成するにあたって、処理エラーはつきものです。少しずつ作成して、エラーを繰り返し、修正することで信頼できるロボットを作成することができます。
そして何より大切なことは「100％を求めない」ということです。
業務に例外処理が含まれている場合、100％の自動化を目指すことは処理工数を爆発的に増やすことになり、実際の運用までに長い開発時間がかかってしまいます。こういった業務も処理できないということはありませんが、まずは、「使える範囲で最大限に生かす」というところから始めていくのが成功の秘訣と言えるでしょう。
WinActorはデスクトップにインストールするデスクトップ型ですので、小さく始めるに向いています。加えて、規模の拡大の際にはWinDirectorを使うことによってRPAロボットの管理・統制が可能になります。WinDirectorでは実行ロボットを一元管理のほかにもスケジューリング実行指示などが出せます。小さく始める場合でも、全社的な導入に移行する場合でも対応可能なのが特徴の一つといえますね。デスクトップ型のデメリットの一つに、野良ロボットが発生しやすい点が挙げられますが、WinDirectorを使うことで野良ロボット対策やガバナンスの統制、実行状況の監視などを行うことができます。
実際にWinActorに触れてみる
導入準備を進めてきましたが、RPAツールの比較検討の際には、実際触ってみないと何も始まりません。
実際に触れて操作性や難易度を確認したり、情報収集をすることで、社内での運用イメージを膨らませていきましょう。
- 無料セミナーやハンズオンセミナー
- トライアル（評価版）を試してみる
- 他社の導入事例を参考にする
無料セミナーやハンズオンセミナー
WinActorの無料セミナーやハンズオンは随時開催されていますので、参加して知識を深めておくことも導入前の大事なステップのひとつです。RPAロボットを社内に導入するにあたって、ベンダーが提供しているデモ動画を見るだけでは「まったくイメージがわかない」「自分たちのケースにはどうなの？」ということもあるのではないでしょうか。
そういった場合にオススメなのが、無料ハンズオンセミナーに参加することです。
RPA導入企業やRPAメーカーが増えてきた今、実際にWinActorの基本操作をRPAエキスパートのサポートを受けつつ、体験しながらセミナーを受けることができますので、導入前に操作性や基本の使い方を学ぶことができます。展示会などで実際の操作を体験してみることが難しくなった昨今の状況下で、オンラインでも実施可能な無料体験ハンズオンはRPA導入にあたって真っ先におすすめすることができます。実際に使ってみることで、また新たな知識を得たり、自社の業務でここは自動化できそう、など具体的な計画を立てたりすることができます。
ハンズオンセミナーでは、受講者が自分のレベルに合わせて「初級」や「中級」などレベルに合わせて受講することができますので、「まったく使ったことがないから不安」という方や、「もう一歩先の使い方を知りたいから詳しいレベルを受講したい」などのように、RPA導入における各担当者単位の理解度に合わせて受講を進めることができます。
急な外出予定が入ってしまうこともあり、実際にセミナーに参加することが難しいといった場合でも、現在ではあとからWebで受講することもできますので、場所を問わず参加できることも魅力のひとつです。無料ハンズオンセミナーの内容も、「基本機能編」「業務プロセスの分析方法」、「成功に導くためのノウハウ」のように、受講者が知りたい情報にあわせたカスタマイズも可能ですので、ぜひ一度体験ハンズオンに申し込みしてみてはいかがでしょうか。
ハンズオン実施後にはRPAエキスパートやITコンサルタントに対して、自社が現在抱えている不明点や疑問点を直接聞ける点もこの体験ハンズオンセミナーの特徴の一つです。RPAはそれぞれの業務全般に対するツールではありますが、そもそもRPAを導入すべきなのか、実際にRPAを導入するにあたってどの製品が良いのか、といったことはそれぞれの業務や規模、戦略や予算によってまちまちであり、一概に答えを出すのは難しいです。ですので、前提条件を整理しつつ、それぞれのケースに合わせた解決策を一緒に考えましょう。
セミナー講師によるWinActor解説動画はYouTubeからご覧になれます。
トライアル（評価版）を試してみる
WinActorは、実際に導入する前に無料で使える評価版を試してみることができます。
事前に本や記事などで、使い方や導入事例など調べることはもちろん必須項目ですが、実際の業務を行うにあたって操作性のしやすさや、自社ソフトとの相性など稼働してみないとわからないことがたくさんあります。導入したものの、「自社ソフトとの相性が悪くデータをきちんと読み込まない」「ソフト製品のバージョンが古くて、RPAで動かすとエラーになってしまう」というトラブルが起こる可能性もあります。実際の環境でどのように動作するかを確かめるのも導入前の検討の中で行うようにしましょう。
加えて、実際にRPA導入プロジェクトをすすめる人とRPAツールとの相性もあります。
RPAツールは基本的にプログラミング知識は不要で、誰でも操作することが可能ですが、理解度や相性によって開発にかかる時間にかなり差が出てしまいます。無料版を使って実際に自社で操作を試してみることによって、そういった不安は一掃することができます。
事前にどのような業務が実際に自動化に向いているか、開発担当者を誰にするかなど導入する前に確認でき、実際の導入に向けた不安を事前に解決できる無料版はぜひ事前に試しておくことをおすすめします。
さらに、WinActorでは有償トライアルもございます。しっかり2か月間試すことが出来ますし、WinActorでシナリオを設計するにあって必要な知識の講習会も行っておりますので、しっかり試してから導入することもいいのではないでしょうか。
その他にも簡易PoC (Proof Of Concept）や業務整理・RPA適用コンサルティングなど、広範な技術サポートメニューを提供しております。そういったものを活用してみるのも、スムーズな導入に繋がるのではないでしょうか。
他社の導入事例を参考にする
国産RPAツールであるWinActorは導入企業が2014年の販売開始以降、2020年には5,000社を超えました。これは、導入事例も5,000パターンあるということです。
企業で行う単純作業のなかで、各企業で共通するものにつきましては、他者の事例なども参考になることも大いにあります。
WinActorの場合、Excelなどのソフトウェアとの連携動画や導入会社様との対談などをYouTubeにて配信されています。こういった事例動画を参考に検討を進めてみるのもいいでしょう。
弊社RPAエキスパートによるWinActor解説はこちら
アウトプットしてみる
今までのステップを行った後、一度アウトプットしてみると、より理解が深まっていくと思います。
今まで、得た知識を書き残しておくこと、どういう目的でロボット作成したかなどを書き残しておくことで、自分の認識が間違っていないか、分かっているつもりだったけど、実際は違ったということも再確認ができるはずです。
更に、メンバーが増えた時の研修に使用したり、引き継ぐ際の認識の違いで障害が生じたりすることを防げる点や、ロボットを作成時にそのロボットの用途や作業内容を書き残しておくことで、ロボットの管理や、ロボットの使いまわしにも役立てられるなど、メリットは多くあります。
RPAロボットを作成した際に、業務に導入して、導入後どれだけ効率化されたかを分析しておくことも大事になってきます。労働時間の短縮が出来たのか、RPAロボットの処理作業がミスなく完了できているのかなど、数字で表して残しておくことは重要です。分析結果をもとに更にRPAロボットの改善を加えるなどして、より自動化が可能なRPAロボットに仕上げていきましょう。
導入の為の5ステップのポイントをご紹介していきましたが、RPAの導入には事前準備が一番重要なものになってきます。この準備がしっかりできているのとできていないのとでは、導入後の投資対効果は変わってきてしまいます。
RPAは今注目を集めていて、簡単にロボット作成ができる、プログラミング不要、生産性向上などと、いい面ばかりに目が行きがちですが、RPAロボットに確実に仕事をさせるのは人の仕事だということを、しっかりと認識しておかなければいけません。
「RPAを導入する＝確実に効果が出る」とは限りません。
人間の代わりに業務してくれること、人間のように教えるのに手間がかかることから、RPAの導入は新入社員に例えられることが良くあります。
最初は簡単な作業を丁寧に教え、その後タイミングを見て教育(調整)していけば、だんだんと難しい処理でも行えるようになってきます。正しく設定することができればトラブルやミスも少なく、人間がやっていた業務量が減らすことが出来るので、焦らずに設定していくことでRPAの効果を最大限に発揮します。
導入後も運用の社内定着を図り、スケールアップも含めて専門チームがサポート体制を整え、定期的に情報共有なども引き続き行っていくことで,いずれは社内全体へのRPA導入・展開が可能です。
WinActorの導入費用は？
WinActorの導入にあたり、費用はどれくらいかかるのでしょうか。
| フル機能版 | 実行版 | |
|---|---|---|
| ノードロックライセンス版 | 908,000円/1年間 | 248,000円/1年間 |
| フローティングライセンス版 | オープン価格 | オープン価格 |
フル機能版はシナリオの記録や編集、実行のすべての機能が使えますが、実行版はシナリオの読み込みや実行のみ使うことができます。
ノードロックライセンスとはPC1台ごとのライセンス形態であり、実際に販売されているうちの大半はこちらになります。一方、フローティングライセンスとは複数部署やPCで使うことを想定していて、ライセンス管理サーバによって保有しているライセンス数まで機動が可能です。
WinActorの導入はひとまず１台に導入してみて、今後の運用状況や必要に応じて拡大するのがオススメです。
シナリオの内製を想定しているのであればフル機能版を1台導入しましょう。
シナリオや運用において外注を想定しているのであれば、実行版を１台導入する場合で済むケースも考えられます。
フル機能版1年間で900,800円と聞くと「ちょっと高い・・・？」と思うかもしれません。
ただ、月額で換算すると75000円ほどです。業務を自動化して人件費を浮かせられると考えれば、費用対効果は良いでしょう。
もちろんこれ以外にも、シナリオ作成や運用保守において、外注やサポートを受ける際にコストが発生する可能性があります。
大切なのは社内で自動化が必要な定型業務がどのようなものがあり、どれくらい工数がかかるかというのを事前に調べた上で、導入コストと比較することです。WinActorに限らず、RPA製品にとってツールを導入することは自動化のスタートラインに立った段階にすぎません。導入前の段階で運用保守も想定して検討するのをお勧めします。
WinActorを実際に使って動かしてみる
RPAの教科書の運営責任者である笹谷はWinActorのエキスパート保有者です。実際に、WinActorで会社の業務で自動化できる部分のシナリオを書いてみました。
見ていただくと分かるように、WinActorを通して様々なソフトの動作を自動化することができます。通常、人が画面上で操作する動きについては、ほぼ再現することが可能です。ですので、WinActorはあらゆる業種・規模の企業でお使いいただけます。もちろん実現したい動作によってシナリオの難易度や作成時間は大きく異なりますので、まずは簡単かつ大量に繰り返す動作から自動化して、徐々にWinActorが担う範囲を広げていきましょう。
このように、現在担当者が行っている繰り返しの作業などを自動化することで、時間が生まれ、ミスやトラブルが少なくなることが期待できます。実際の業務の中でにて「自動化できるか否か＝シナリオが作れるか否か」に関しては、ベンチャーネットにてWinActorの導入支援をおこなっておりますので、是非お問い合せ下さい。