WinActorをはじめとするRPA製品の導入したはいいものの、その後社内で定着せず解約したり、他社製品に置き換えるケースは実は少なくありません。
もちろん、自社の状況の変化に対して、利用しているRPAが適していないといったポジティブなケースでしたら問題ありません。しかし、さまざまな事例を触れてみると、RPA導入の失敗原因で、実は導入前の事前調査・準備で防げた可能性のあるものは少なくありません。
今回は、RPA導入が失敗する代表的な原因を３つ紹介し、その対策についてお話しします。
ツールありきで課題や対象とする業務が整理されていない
・RPAでなくても、既存サービスの組み合わせで自動化が可能だった
・なんとなく自動化したい業務のためにRPAを導入したけど、想定以上に業務のアップデートがありRPAに向いていなかった
こういった話はRPAに限らずツール導入でよく聞く話です。本来手段であったはずのRPAですが、いつのまにか導入することが目的となってしまった結果、肝心の業務改善がおろそかになってしまうのは、典型的な失敗例といえます。
対策
現行業務のリストアップ・整理をしましょう。よく「業務の棚卸」や「BPM(Business Process Management)」といった言葉がありますが、社内全体や事業部全体でどのような業務が発生し、どれくらい時間を割いているかを完璧には把握するのは意外に管理職の方でもできていません。一度時間をとってリストアップし、その後どういったフローがあるか、どれくらい定型業務が占めているか、費用対効果は十分に見合うかといった検討を行いましょう。
業務のリストアップと整理を行うと、そもそもRPAが適していない、あるいはRPAでなくても十分効率化できるといったケースや、逆に最初は想定していなかったけれどRPAにうってつけの業務が見つかった、といったケースがよくあります。
また、定型業務であってもセキュリティ的に重大なリスクが生じうる場合、RPAの導入が困難になるケースもございます。さまざまな角度からRPA導入を検討するためには、課題ベースで議論を行うことが不可欠です。
トップダウンで導入が決まるも現場は乗り気でない
RPAの導入をトップが決めた場合、きちんと現場で管理・運用するチームと目標やプロセスを共有する必要があります。
現場において、新規ツールの導入に対していつも積極的なケースは多くありません。既存の業務フローが変わり、新たに学び直すことが増えるので、あまり歓迎されない場合もあります。最悪の場合、ツールを導入したはいいものの、学習のハードルの高さからほとんど使用されなくなった・・・となってしまいます。
対策
トップはRPA導入で業務効率化ができるという期待感が先行しがちですが、実際にRPAを導入し、定型業務を自動化するには、現場とどういう業務があり、どれが自動化できそうか、といったコミュニケーションが不可欠になります。RPAはノンプログラマーでも扱えるツールではありますが、複雑な業務であればあるほどRPAのBot作成に必要な学習コストは増えていきます。費用や時間と効果のバランスを見つつ業務自動化を進めるためにも、経営陣と現場が一体となってRPA導入に取り組む必要があります。
「野良ロボット」が増えすぎて管理不能に
RPAツールの最初の導入はうまくいき、実際にBotを製作して業務の自動化が進んだ場合に起こり得る問題です。
自動化するBotを複数作ったはいいものの、管理体制がおろそかになり、どういったBotが現在動いているのかわからなくなってしまう、あるいは、管理者の変更や引き継ぎミスで、Botの把握に失敗してしまう問題を、通称「野良ロボット」と呼びます。
今までの失敗例と比べると一段と高度ですが、Botの管理ができていないと、業務や担当者の変更があった時に対応できなくなるばかりか、深刻なエラーが発生した時に対処できなくなります。
対策
作動するBotがある程度たまった段階で管理体制を整えましょう。エクセルシートに一覧で表示するのが最も簡単でわかりやすいですが、数が多くなると管理や把握が難しくなります。
その場合は、管理体制も付属しているRPAを使用するようにしましょう。たとえばNTTデータ社では、複数のWinActorを一元的に管理し、スケジューリングや多重実行、各実行結果の管理などを容易に行うことができるWinDirectorを提供しています。
RPAの導入規模を拡大し、全社的に運用を検討する場合は、このような集中管理ができるRPAを選びましょう。