RPAエキスパート 笹谷RPAエキスパートの笹谷です
RPA を導入運用していると、巷でよく使用されている「セールスの建前」と「導入後の本音」というものが見えてきます。
今回は RPA の建前と本音について3つ厳選してお話しします。
タテマエ①「RPAは誰にでも使える」
RPAがOfficeのマクロや一般的なプログラミング言語に比べて習得しやすいのは確かです。
しかしながら、最近流行りのノーコードのツールのように、画面上の直感的な操作で自動化できるというほど簡単ではありません。また、変数や条件分岐といった、基本的なIT知識はRPAのシナリオ開発においては必須です。
加えて、自社の業務をすぐにRPAでシナリオ開発できるとは限りません。業務内容にもよってきますが、基本的な研修を経てある程度のシナリオが作成できるようになった後に、自社の業務のシナリオを作っていきます。
オフィスツールのみの業務の自動化ならまだしも、複数のソフトにまたがる自動化を行う場合には、どういった処理を用いて自動化していくか検討する必要があります。
ホンネ①最低限のITリテラシーは必須。シナリオ作成にはある程度慣れも必要。
タテマエ②「RPAを導入すれば簡単に自動化できる」
RPAは簡単に言ってしまえば作業の自動化ツールですが、自動化の難易度は作業内容に非常に依存します。例えば、すでに業務内容が決まっており、マニュアルで整理されている場合でしたら、 作業をRPA に置き換えるだけですので比較的容易だと考えられます。一方、作業自体が時と場合によって変わってきたり、内容が定期的に変更になったり、そもそも作業内容が明確化されていない場合は、 RPA のシナリオ開発はまず作業内容の定義から始まりますので、シナリオ開発に時間がかかってきます。
よくあるケースとして、社内の業務を自動化しようとして、「自社のこの業務だったらちょっと時間をかければシナリオ作って自動化できるよね？」といった期待とともにシナリオを作り始めたものの、フォーマットを調整したり、業務内容をヒヤリングしたりした結果、予定をはるかに超える時間がかかってしまった、というものです。
ホンネ②簡単かどうかは業務内容に依存する
タテマエ③「RPA を導入すればコスト削減につながる」
RPA はコストカットの名目で導入されることが多いですが、費用対効果の観点から本当に RPA 導入でコストがカットできるかというのは事前に検討が必要です。というのも、 RPA はただ導入すれば動くものではなく、シナリオ開発運用のための作業者への研修や、外注する場合は外注工賃がかかってきます。 往々にして、RPA を運用していくための人件費は導入時にはあまり意識されません。
内製化する場合はシナリオ開発者のスキルや経験がどんどんたまっていきますので、シナリオ開発のスピードはどんどん早くなっていきます。そのような状態になれば RPA の費用対効果はどんどん高まっていきますが、逆に言うとある程度習熟するまでは費用対効果的にプラスにするのは意外に大変です。
業務内容の機密度が低く、作業の難易度もそこまで高くない、まして頻度も多くない、といったものでしたら、RPAを用いて自動化するよりも、パート・アルバイトを雇ったり、外注する方が安く済むケースもあります。本当にRPAで自動化すべきかは、導入・運用前に検討しておきましょう。
ホンネ③ソフトやサービスの料金以外にも、人件費の観点から検討が必要
まとめ：RPAに対する期待値を揃えておく
上記の内容は RPA 導入時にはあまり意識されませんが、運用していくと必ず直面するポイントになってきます。 RPAの導入運用にあたっては、上記のポイントを理解した上で検討することで、導入後のミスマッチを防ぎ、より効果的に作業を自動化することができるでしょう。