営業マンは営業力を磨き、より多くの顧客を獲得することが主な業務です。営業マンとデータ管理はほとんど関係がないと思っている方もいるでしょう。実は、データ管理こそ営業力の向上や収益アップに繋がる要因なのです。そこで今回は、営業マンのデータ管理の重要性や必要性、おすすめのツールについて詳しくご紹介します。
営業マンのデータ管理とは
営業マンにおけるデータ管理では、次のデータが対象となります。
顧客情報
顧客の氏名や年齢、所在地、役職などの情報は、営業マンであれば必ず管理しています。れっきとした個人情報のため、適切な管理が求められます。
提供資料
顧客に提供する商品やサービスの資料もデータで管理します。データで管理すれば、自由に文章を編集したり画像を差し替えたりできるのです。
商談に関する情報
現在の商談の進み具合や相手の反応など、さまざまな情報をデータで管理します。顧客によって内容が異なるため、混ざらないようにデータで管理することが大切です。ちょっとしたメモに残すようなこともデータに入力することで、複数のデータを多角的に分析できて、より良い営業活動ができるようになります。
適切なデータ管理の必要性
営業においてデータ管理は重要ではないと思っている方もいるでしょう。そこで、適切なデータ管理の重要性について詳しくご紹介します。
秘密保持
顧客情報や提供資料、商談に関する情報は、どれも重要な機密事項です。顧客情報の流出は、顧客の信頼を失墜させるでしょう。しばしば、従業員による情報漏えいが問題になります。そのため、企業は情報を漏えいできない環境づくりとコンプライアンス指導が急務です。
データの速やかな分析
顧客に対するアプローチの方法やタイミングなどを決めるとき、顧客情報や商談情報などの分析が必要です。データを適切に管理できていないと、必要な情報を即座に取得できません。分析に時間がかかることで営業件数が減り、さらに収益にも影響が及ぶのです。
適切にデータ管理ができていれば、速やかにデータを取得・分析できます。
適切な営業活動
営業活動では、「数打てば当たる」という考えではなく、顧客のニーズに合った商品やサービスを適切なタイミングで正しく提案するという考え方が重要です。そのためには、顧客のニーズを知る必要があります。ニーズは、顧客情報や商談で得た情報から見えてくるでしょう。
さまざまなデータを多角的に分析して、潜在ニーズを把握できれば、成約率を高めることが可能です。
営業マンのデータ管理の現状と問題点
営業マンのデータ管理の現状と問題点についてみていきましょう。
セキュリティに問題がある
情報は、絶対に漏えいしない形で管理することが大切です。顧客情報などの重要な情報をパスワードもかけずに保管すると、部外者から情報を盗まれる可能性があります。また、パスワードをかけていても、予測しやすいパスワードでは意味がありません。さらに、自社サーバーにデータを保管している場合、サーバーのセキュリティに問題があれば、情報を盗まれる恐れがあります。
思っている以上にセキュリティ対策は難しいため、必要に応じて専門家に相談した方がいいでしょう。
必要なデータの取得に時間がかかる
データが整理されておらず、必要なデータの取得に時間がかかるケースは少なくありません。営業マンにとって、データの取得は雑務です。雑務に時間をとられることで、営業に対するモチベーションが下がる恐れがあります。
また、他の部門のデータが欲しい場合に複雑な手続きが必要であったり、情報が更新されていなかったりすれば、さらに業務効率は低下します。
データが可視化されていない
売上目標や前年比、部門ごとの利益配分などは、数字ではなくグラフにすることが重要です。データが可視化されていないと、理解するのに時間がかかります。データの可視化には、ExcelやPower Pointなどの知識が必要です。知識不足が原因でデータを可視化できず、業務効率が低下しているケースは少なくありません。
営業マンのデータ管理に使えるツール3つ
それでは、営業マンのデータ管理に使えるツールを3つご紹介します。
Excel
世界中で使われているMicrosoftのExcelは、表計算ソフトの代表格です。あらゆる機能を搭載していますが、活用するには豊富な知識が必要なため、営業マンが使いこなすのは難しいのではないでしょうか。しかし、低コストであるためか、多くの会社がExcelでデータ管理しています。
CRM
CRMは顧客管理システムのことで、顧客情報をクラウド上に保管することで、さまざまなデバイスから場所を問わずアクセスできるようになるものです。例えば、急に営業マンが変更になっても、クラウド上に保管されているデータを取得するだけで引継ぎができます。
急遽、別の営業マンが商談先へ向かうことになっても対応できるでしょう。CRMを提供している会社のサーバーにデータが保管されるため、セキュリティも万全です。
SFA
SFAは営業支援システムのことで、CRMとの連携も可能です。顧客情報を蓄積することで多角的な分析が可能になり、顧客に合った営業活動ができるようになります。案件単位で状況を把握でき、見積もりや売上金額、担当者情報など、さまざまな情報を登録できます。
蓄積されたデータに基づいた売上予測と実績を可視化する予実管理、活動報告をサポートするレポート管理など、さまざまな角度から営業マンのサポートが可能です。
まとめ
営業マンはデータ管理に関して、コンプライアンスを身につけるとともに、適切なツールを使用することが大切です。データ管理は収益に直結しないと思いがちですが、実際には収益に深く関係しています。CRM・SFAツールを導入して、営業マンの活動をサポートしましょう。
