自社に合ったビジネスアプリが見つからず、悩んでいる担当者は多いのではないでしょうか。そのような場合におすすめなのがkintoneです。kintoneは、自社に合ったビジネスアプリを作成できるため、アプリ選びに悩むこともありません。ここでは、kintoneの特徴や機能について詳しくご紹介します。
kintoneとは
kintoneは、自社に合ったオリジナルのビジネスアプリを作成できるサービスです。提供会社は、サイボウズ株式会社。2020年3月末の時点で15,000社以上、東証一部上場企業の6社に1社が導入しています。導入会社の業種は、医療・福祉、金融業、保険業、不動産業、物品賃貸業、学術研究、専門技術、サービス業、製造業、小売業、卸売業、情報通信業とさまざまです。
これは、kintoneが業種を問わず導入できるツールのためでしょう。導入には、特別なスキルや知識は不要です。部署や職種、スキルなどに関係なく、簡単に導入できます。実際に、kintoneの導入担当者の82%は、非IT部門です。
サイボウズ株式会社とは
kintoneを提供するサイボウズ株式会社は、1997年創設の会社です。社名のサイボウズは、「電脳（cyber）」と、「子供」の呼び方の1つ「坊主 (bozu)」を合わせた造語で、「電脳社会の未来を担う者達」との意味が込められています。
kintoneの他にも、「サイボウズ Office」や「Garoon」、「メールワイズ」など、さまざまなサービスやアプリを提供しています。
kintoneの特徴
それでは、kintoneの特徴をみていきましょう。
あらゆる業務に対応したアプリを搭載
kintoneは、業務システムアプリを組み合わせることで、自社に必要なアプリ・機能だけを搭載したアプリを作成できます。顧客管理や交通費申請、セミナー管理、お弁当注文など、全く異なる系統の業務に対応が可能です。複数のシステムを導入・運用する必要はありません。Kintoneを導入するだけで、あらゆる業務に対応できます。
業務に変化があっても、簡単にアプリをカスタマイズできるため、たとえ業種を変更しても引き続き使用できるでしょう。カスタマイズ操作は非常に簡単で、特別な知識は必要ありません。
データに対してコメントをつけられる
アプリに蓄積されたデータを社内で共有するとき、コメントや指示、アドバイスなどを一緒に伝える場合があります。このとき、どのデータに対するものかわかりづらく、共有するときに何かと不便です。
kintoneは、データに直接コメントや指示、アドバイスをつけられるため、他のメンバーに速やかに意図が伝わります。また、過去のやりとりも履歴が残るため、過去の質問を検索したり、前後の会話を確認したりすることも可能です。
履歴をたどれば、煩わしい引継ぎ作業も最小減に抑えられます。伝えたいことがあるときは、「○○スレッドの会話を確認してください」といった一言でコミュニケーションが完了します。
また、kintoneに搭載されているワークフロー機能を使えば、メンバー単位で現在の業務やステータスを確認できます。複数の機能を組み合わせることで、さらに業務効率が向上するでしょう。
テーマごとにページを作成できる
kintoneは、テーマごとにページやスレッドを作成できます。案件やチーム、職種、部門ごとにスレッドを作成することで、さまざまなメッセージが行き交うことで情報を検索しづらくなる事態を防げます。コミュニケーションが円滑になり、ビジネスが加速するでしょう。
さまざまなデバイスからアクセスできる
kintoneはWebブラウザで閲覧するサービスです。クラウド上にデータが保管されているため、インターネット環境さえあれば、スマホやタブレット、ノートPCなど、どのようなデバイスからでもアクセスできます。
営業の外回り中にスマホに通知を受け取り、メッセージを確認することも可能です。
外部システムとの連携も可能
連携APIの活用や外部サービス、基幹システムなどとの連携が可能です。kintoneに蓄積したデータを帳票出力したり、フォームからデータ入力したりといったさまざまな連携方法があります。連携サービスは100種類を超えているため、あらゆるニーズに応えられます。
データを簡単に集約できる
Kintoneではクラウド上でデータを集約できるため、複数ツールに情報が散らばっていることでうまく共有できないといった悩みを解決できます。顧客情報や分析データなどは、関連部門がいつでも確認できるようにしておくことが大切です。情報共有に時間がかかれば、スピーディな経営判断ができなかったり、収益に直接つながる業務を圧迫したりします。
グローバル対応が可能
kintoneは、日本語と中国語、英語の3ヶ国語対応のため、海外の拠点でも導入できます。海外メンバーとのコミュニケーションやデータ共有など、グローバルビジネスにも対応できるのは大きなメリットです。また、海外出張のときにも、必要なときに必要なデータをすぐ取得できます。
始めやすい 料金設定
kintoneは下記のように始めやすい料金設定です。
| スタンダードコース | ライトコース | |
| 価格 | 月額1,500円（1ユーザー） | 月額780円（1ユーザー） |
| 外部サービスとの連携
拡張機能 |
○ | × |
| スペース数 | ～500個 | ～100個 |
5ユーザーから契約できるため、少人数の会社や部署でも導入できます。
kintoneの機能一覧
それでは、kintoneの機能について詳しくみていきましょう。
アプリの作成
アプリの作成に関する機能と作成の手順について詳しくご紹介します。
作成手順
アプリは、次のいずれかの方法で作成します。
・ ExcelやCSVを読み込む
ExcelやCSVのデータを読み込むことでアプリを作成できます。もちろん、フォームの編集も可能です。
・サンプルアプリから作成
あらかじめ用意された100種類以上のアプリから目的に沿ったアプリをダウンロードします。アプリは自社に合った形で自由にカスタマイズできます。
・はじめから作成する
テンプレートを使用しない場合、作成に専門知識が必要と思っている方もいるでしょう。kintoneは、ドラッグアンドドロップの簡単な操作でアプリを作成できるため、専門知識は不要です。
アクセス制限
作成したアプリには、アクセス制限をかけることが可能です。アクセス制限は、アプリ、レコード（行）、フィールド（セル）の単位で設定できるため、与えられている権限や役職が全く異なるメンバーとも一緒に使えます。
アクセス制限には、閲覧と編集、削除の種類があります。誤って削除しないように、管理者以外には権限を与えないことが大切です。これも、業種や案件の内容などに応じて自由に設定できます。経営の重要な部分にかかわる事項や給与明細、人事考課など、従業員への閲覧を拒否すべきデータも気がねなく扱えるでしょう。
プロセス管理
業務プロセスを管理できます。業務フローに沿ったステータス設定、担当者管理、承認経路の設定などが可能です。そのため、どのメンバーが何の業務をどれだけ進めているのかがわかります。
ルックアップ
ルックアップは、連携先のデータを取得する機能です。例えば、取引先リストを登録しているアプリからデータを取得すれば、再び取引先情報を手入力する必要がありません。どれだけ便利なアプリでも、情報の入力に大きな手間をとられると、収益に繋がる重要な業務に支障をきたします。
データ集計・閲覧
続いて、データ集計・閲覧に関する機能をみていきましょう。
全文検索
データに登録されている数値や文字などを検索できます。kintoneは添付ファイルに含まれる文字も検索できるため、よりスピーディに必要な情報を取得できるでしょう。添付ファイルをダウンロードして検索をかける場合、多大な時間を浪費します。
グラフ・一覧ビュー
集計したいデータから簡単に表やグラフを作成できます。情報の可視化によって、短時間で相手に情報が伝わるため、表やグラフの作成は欠かせません。しかし、作成には複数の工数がかかります。
Kintoneなら、データを選択するだけで表やグラフを作成できるため、時間を圧迫しません。
CSV入出力
登録情報を範囲選択してCSVファイルに書き出すことが可能です。このような基本的な機能もしっかり搭載されています。
データ共有・コミュニケーション
続いて、データ共有・コミュニケーションの機能についてみていきましょう。
スペース
チームで共有したい資料や情報を集める機能です。大半のメンバーに関係していることをスペースに登録しておくことで、メンバーが情報を知りたいときにすぐに取得できます。管理者やリーダーなどに、そのたびに質問をしていると、業務の時間を圧迫します。
スペースを活用することで、コミュニケーションの円滑化や業務効率の向上が期待できるのです。また、スペースには選択したデータのグラフを貼りつけることもできます。まるで、会議のホワイトボードのような使い方ができるため、オンラインミーティングのときにも使ってみてはいかがでしょうか。
ゲストスペース
取引先の担当者と情報を共有するゲストスペース機能も便利です。ゲストは、自社のスペースにはアクセスできないため、セキュリティの観点から見ても安心できます。ゲストが頻繁に確認することになる情報をゲストスペースに登録しておけば、対応にリソースを割く必要もありません。
ピープル
kintoneのユーザー同士でコミュニケーションをとれる機能です。チームや部署などに関係なく、他の従業員とコミュニケーションをとれるため、結果的に組織力が向上するでしょう。また、設定すれば特定のユーザーが閲覧できない形でコミュニケーションをとることも可能です。
まとめ
kintoneは、自社に合ったアプリを作成したり、チームや部署単位でコミュニケーションをとったりできるサービスです。操作が簡単なため、すぐにでも導入できるでしょう。ゲストスペース機能を使えば、取引先へ手軽に情報を共有できるなど、便利な機能が多数搭載されています。始めやすい価格設定のため、まずは気軽に始めてみてはいかがでしょうか。
