タスク管理は、業種や業務内容を問わず、全てのビジネスパーソンが行うべき管理の1つです。タスク管理ができていない場合、タスクを処理する期限をすげてしまったり、タスクを忘れたりする恐れがあります。チームワークの場合、誰かがタスク管理ができていなければ、チーム全体に迷惑がかかるでしょう。今回は、タスク管理の重要性やメリット、方法、おすすめツールまで詳しくご紹介します。
タスク管理とは
タスク管理はToDo管理とも呼ばれ、作業を管理することを指します。ビジネスにおけるタスクとは、仕事における作業のことです。タスクを完了していくことで目的や目標を達成できます。タスク管理は、ただやみくもにタスクを完了させるのではなく、優先順位を決めて期限までに完了することを指します。
タスク管理ができている人は仕事の効率が良いため、短時間で大きな成果を挙げることができます。また、マネージャーは、メンバーの能力を見極めて、期限までに完了できるタスクを割り振ることが重要です。
タスク管理を作成するときに決めるべき事項
タスク管理する際は、次の事項を決める必要があります。
タスクの内容
タスクの内容は、できるだけ細かく設定しましょう。あるいは、別で資料を用意して、タスクと紐付けしておきます。タスクの内容が大雑把な場合、どのような内容なのかがわからなくなる恐れがあります。例えば、「商談」だけでは何の商談かわかりません。「Aさんと商談」のように相手の名前を一緒に記すことが大切です。
タスクの宛先
タスクの宛先を設定しましょう。自分、チームメンバー、上司など、宛先を設定することで、誰と一緒にするタスクなのか、誰に割り振るタスクなのかがわかります。宛先は意外と忘れやすい事項なので注意しましょう。
タスクの期限
タスクをいつまでに完了するか必ず記載しましょう。いつからタスクが発生するのかは管理できていても、終了時刻を記載し忘れるケースが多いので注意が必要です。商談の後に予定を入れたくても、商談がいつ終わるのかがわからなければ予定を入れることができません。
アラームの設定
タスクに合わせてアラームが鳴るように設定しましょう。タスク管理ツールやスケジュールアプリには、アラーム機能が搭載されています。タスクが始まる数分から10分ほど前にアラームを設定すると、忘れずに済みます。
適切なタスク管理のメリット
タスク管理には、次のようなメリットがあります。
タスクの優先順位が明確になる
タスク管理によってタスクの優先順位が明確になり、効率よく業務を遂行できます。短時間でより多くのタスクをこなすことで、残業時間の削減に繋がります。また、ワークライフバランスが整うことで、モチベーションアップも期待できるでしょう。
生産性が上がる
タスク管理のポイントは、心身の状態を加味することです。例えば、精神的な負担が大きいタスクの前は、負担が少ないタスクを設定することで、生産性を維持できるでしょう。反対に、負担が大きいタスクが続くと、業務効率や生産性が低下して、残業時間が大幅に増えることでワークライフバランスが崩れます。
プロジェクト達成までのプロセスがわかる
タスクを完了させていくことでプロジェクトを達成できます。プロセスが明確化されることで、事前準備やトラブルの予測が容易になり、プロジェクトが成功する可能性が高まります。
タスク管理の方法
タスク管理の方法には、次のような方法があります。
紙のタスク管理
スケジュール帳にタスクを書いた付箋を貼る方法です。紙とペンがあればいつでもすぐにタスクを書き出せます。また、付箋をホワイトボードに貼ることで、チームメンバーと簡単に共有できます。
Googleスプレッドシートによるタスク管理
Googleスプレッドシートは、チームメンバーと共有してリアルタイム作業ができるツールです。カレンダーをシートに記載して、メンバーがそれぞれのスケジュールを入力します。スケジュールが変更になってもリアルタイムで更新されるため、共有漏れによるトラブル防止に繋がります。
また、スプレッドシートは編集権限や閲覧権限などを設定できるため、セキュリティ面も優れています。
まとめ
タスク管理ができていない場合、適切に優先順位を決めることができません。業務効率が低下して、残業時間が長くなり、ワークライフバランスが崩れてしまいます。適切にタスク管理ができれば、ベストコンディションでタスクを消化できるようになります。今回、ご紹介したツールでタスク管理をして、効率よく業務を遂行しましょう。
